Menu Sluiten

Thuiswerkvergoeding: Wat is er mogelijk?

thuiswerkvergoeding

Maart 2020. Eerder leek corona een ver-van-ons-bed-show. Toen plotseling het corona-virus ook in Nederland werd aangetroffen ging het snel. Vanaf 13 maart 2020 moet er zoveel mogelijk thuisgewerkt worden. Het thuiswerken is een ontwikkeling die zich al enkele jaren heel langzaam ontwikkeld. Steeds meer werkgevers staan open voor het idee van thuiswerken, en steeds meer werknemers kunnen hier ook gebruik van gaan maken. Door het corona-virus is deze ontwikkeling in een sneltreinvaart vooruit gegaan en is thuiswerken het “nieuwe normaal” geworden. Nu thuiswerken het nieuwe-normaal is geworden zijn er ook enkele problemen waar ondernemers tegen aanlopen. 1 daarvan is de vraag hoe om moet worden gegaan met medewerkers die extra kosten maken om thuis te kunnen werken. Een thuiswerkvergoeding lijkt 1 van de oplossingen. Dit aspect gaan we wat verder op in:

Kosten om thuis te kunnen werken

Nu medewerkers veel thuis werken zal er op kantoor minder koffie worden gedronken, is de elektriciteitsrekening substantieel lager en worden er minder rollen toiletpapier gebruikt. Allemaal kosten die normaal gesproken voor rekening komen van de werkgever en als het ware onbelast ter beschikking worden gesteld aan de medewerkers. Deze kosten komen bij het thuiswerken in eerste instantie voor rekening van de werknemer. Werknemer zal zelf nog steeds zijn eigen energierekening betalen, eigen toiletpapier aanschaffen en zelf koffie in huis halen. Bij het langer thuis werken kun je misschien ook denken aan de aanschaf van een goed bureau en een goede bureaustoel etc. Het Nibud heeft berekend welke kosten er worden gemaakt voor thuiswerken en hoe hoog deze kosten dan zouden zijn.

Dit komt neer op:

– Elektriciteitsverbruik
– Waterverbruik
– Gasverbruik
– Koffie/Thee (6 kopjes per werkdag)
– Wc-papier
– Afschrijving van bureau en stoel
(Bron: Nibud)

Voor bovenstaande kosten heeft Nibud berekend dat er gemiddeld €2 per dag per persoon extra lasten zijn vanwege het thuiswerken. Op maandbasis is dit voor een 5-daagse werkweek van 40 uur al €43,30 per maand.

Thuiswerkvergoeding

Nu willen veel werkgevers maar al te graag dat hun werknemers zo min mogelijk hinder ondervinden van het thuiswerken. Zo blijven alle medewerkers productief en kan de onderneming zo goed mogelijk door blijven draaien. Veel werkgevers willen juist om deze reden dan ook een thuiswerkvergoeding aan de medewerkers geven, zodat (een deel van) de kosten van het thuiswerken zijn afgedekt.

Er zijn een aantal manieren om de thuiswerkvergoeding te verstrekken:

Werkkostenregeling
De wet kent geen vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding. Hierdoor zijn alle verstrekkingen die omtrent het thuiswerken worden gedaan in eerste instantie belast. De werkgever kan er wel voor kiezen om deze kosten onder te brengen in de vrije ruimte. Wel is het zaak om grip te hebben op deze vrije ruimte, omdat overschrijden van deze vrije ruimte een eindheffing betekend van 80%. De werkgever kan er toch voor kiezen om deze ruimte te overschrijden aangezien er ook een flinke kostenbesparing is aan de kant van de werkgever (geen reiskostenvergoedingen, lagere energiekosten, kantinekosten etc.) Weliswaar betaald de werkgever 80% eindheffing over het deel dat de vrije ruimte overstijgt, maar soms weegt dit op tegen de kostenbesparing die al is gerealiseerd.

De hoogte van de vrije ruimte in de werkkostenregeling is in 2020 en 2021 verhoogd. De vrije ruimte wordt berekend over de fiscale loonsom van het betreffende jaar. Voor beide jaren is afgesproken dat over de eerste €400.000 de vrije ruimte is verhoogd van 1,7% naar 3%. Hierin past dus eventueel een deel van de thuiswerkvergoeding. Over de loonsom boven de €400.000 is de vrije ruimte in 2020: 1,2% en in 2021: 1,18%

Noodzakelijkheidscriterium
Zijn er voorzieningen die werknemers écht nodig hebben om hun werk uit te voeren (zijn deze noodzakelijk)? Dan mogen deze kosten onbelast worden vergoed zonder dat deze ten laste van de vrije ruimte worden gebracht.
Hierbij kun je denken aan: Mobiele telefoon, ICT-apparatuur, internetverbinding en ander gereedschap. Belangrijk bij gebruik maken van deze regeling is dat aantoonbaar is dat de vergoeding ook echt gebruikt is voor de aanschaf van een noodzakelijke voorziening. Laat bijvoorbeeld medewerkers de bon declareren, of koop de voorziening voor de medewerker.

De Toekomst

De omslag naar het thuiswerken is voor veel ondernemers en werknemers positief uitgepakt. Problemen die er voorheen waren zijn direct opgelost nu thuiswerken de norm werd. Ook in de toekomst zal thuiswerken dus (deels) onderdeel blijven van de arbeidsvoorwaarden van veel ondernemingen. Ongetwijfeld zal hier ook een andere, wellicht gunstigere fiscale regeling voor in het leven worden geroepen. Of dit al in 2021 gaat plaatsvinden is de vraag. Totdat er nieuwe regelingen bekend zijn zullen we het moeten doen met de regels die er zijn.

Heeft u hulp nodig met het inzichtelijk maken van de vrije ruimte, het uitkeren van een thuiswerkvergoeding of heeft u een andere vraag?

Chat openen