Menu Sluiten

Persoonlijke service voor úw administratie

Salaris administratie

Salaris administratie bijhouden: waarom is dat belangrijk?

Iedere werkgever is wettelijk verplicht om een salaris administratie bij te houden. Met deze informatie kunnen belanghebbenden zoals de Belastingdienst en de pensioenfondsen namelijk inzicht krijgen en de gegevens controleren. Aan de hand van de salaris administratie worden dan bijvoorbeeld de loonheffingen, belastingregelingen (zoals loonsubsidies) en heffingskortingen berekend. De salaris administratie bijhouden is op meerdere manieren mogelijk. Zo kun je de volledige administratie zelf doen, maar het geheel uitbesteden is ook een optie. Daarnaast is het ook een mogelijkheid om voor payrolling te kiezen, waarbij je ook weer de keuze hebt tussen het proces zelf doen of uitbesteden. Heb je een onderneming met meer dan 10 medewerkers in dienst? Dan is het in veel gevallen slimmer om de salaris administratie (deels) uit te besteden. De salaris administratie is namelijk – zeker in organisaties van grote omvang – een repetitieve taak die gemakkelijk geoutsourcet kan worden. Zo houd je meer ruimte over voor zaken zoals persoonlijke ontwikkeling, coaching en loopbaanbegeleiding van jouw personeel!

Verschil salaris administratie, loon administratie en personeelsadministratie

Laten we eerst beginnen met het verschil tussen salaris administratie, loon administratie en personeelsadministratie. Deze termen worden soms door elkaar gebruikt, maar eigenlijk zijn het geen synoniemen van elkaar. Loon administratie en personeelsadministratie vormen samen namelijk de salaris administratie. De personeelsadministratie bestaat uit zaken zoals arbeidscontracten en andere overeenkomsten met het personeel, diploma’s en identiteitsbewijzen. Vaak komen deze documenten in de vorm van een personeelsdossier voor iedere werknemer en het bestaat dus eigenlijk vooral uit papierwerk. De loonadministratie is het onderdeel waarin sociale premies en loonheffingen worden toegepast, dus dit gedeelte bestaat voornamelijk uit formulieren en veel berekeningen. De loonadministratie is dus vaak een stuk ingewikkelder, omdat de informatie uit dit gedeelte ook door de Belastingdienst wordt gebruikt om belastingen te berekenen. Je hebt dan te maken met veel wet- en regelgeving waaraan de loonadministratie moet voldoen en daarom kiezen veel ondernemers er toch voor om dit gedeelte uit te besteden aan een administratiekantoor.

Salaris administratie uitbesteden: de voordelen

De voordelen van salaris administratie uitbesteden lijken duidelijk. Ten eerste bespaar je er veel tijd mee, want je hebt hier geen omkijken meer naar en alle salarissen worden periodiek uitbetaald aan de werknemers. Een tweede reden waarom salaris administratie uitbesteden een goed idee is, is het gebrek aan kennis van de wet- en regelgeving. De regels zijn voortdurend aan verandering onderhevig. Als je hier onvoldoende kennis over beschikt en de salaris administratie zelf zou doen, ben je ook zelf verantwoordelijk voor eventuele fouten, met boetes van de Belastingdienst tot gevolg. Laat je de salaris administratie uitbesteden aan Voogd Administratieve Dienstverlening? Dan kun je erop rekenen dat onze boekhouders in Heemstede op de hoogte zijn van de laatste wet- en regelgeving en de salaris administratie dus correct uitvoert. Daarnaast kun je door ons ook andere diensten afnemen, zoals het opstellen van de jaarrekening en de belastingaangiften. Wij bieden dus een complete salaris administratie service, zodat jij als ondernemer nergens zorgen meer om hoeft te maken.

En wat zijn de nadelen?

Natuurlijk zijn er aan het uitbesteden van salaris administratie ook kosten verbonden. Dit kan voor sommigen een groot nadeel zijn. De kosten die ons administratiekantoor in Haarlem bijvoorbeeld per salarisstrook rekent, is € 10. Daarnaast vragen we ook een vast bedrag per maand voor jouw eigen online omgeving, waarin je bijvoorbeeld bonnen en facturen in kunt verwerken. Of jij dit het geld het waard vindt, is persoonlijk. Nog een potentieel nadeel van de salaris administratie uitbesteden is dat je een deel van de controle uit handen geeft. Als jij een ondernemer bent die graag de touwtjes in handen heeft, dan kan dit een negatief gevoel geven. Het is volledig te begrijpen dat je meer bewustwording creëert over de stand van zaken binnen je eigen bedrijf als je zelf de salaris administratie doet. Deze bewustwording zal minder zijn als je het vergelijkt met een rapportage die je elke maand krijgt toegestuurd door je online boekhouder. Het derde nadeel van salaris administratie uitbesteden is de deceptie dat je dan helemaal niets meer hoeft te doen. Ook al gebruik je als bedrijf dit proces geoutsourcet en maak je gebruik van slimme boekhoudsoftware, dan nog steeds moet je iedere maand de urenstaten controleren en uren invullen van het personeel als zij het nog niet zelf gedaan hebben.

Zelf salaris administratie doen: de voordelen

Zie jij ook meer nadelen dan voordelen aan het uitbesteden van de salaris administratie? Tegenwoordig zijn er gelukkig ook veel mogelijkheden om het zelf te doen. Je hoeft niet per se geld uit te geven aan een salariskantoor, die op jaarbasis soms wel honderden euro’s per medewerker vraagt. In plaats daarvan kan jij (of de HR-medewerker) zelf aan de slag met software (die overigens nog steeds geld kost) om de administratie bij te houden. Tegenwoordig zijn er verschillende soorten slimme softwareoplossingen om de salaris administratie en andere boekhouding binnen het bedrijf te automatiseren. Zo hoef je dus bijvoorbeeld ook niet meer zelf bij te houden hoeveel verlofuren iedereen nog over heeft. Als je zelf (eventueel met behulp van software) de loon administratie bijhoudt, dan heb je ook meer inzicht in de grootste kostenpost van je bedrijf: het personeel. Je hebt een handig overzicht van de gewerkte uren en ziet ook meteen hoeveel geld dit je kost. Deze controle hebben we al eerder in deze blog benoemd en wat ons betreft is dit dan ook het grootste voordeel van de salaris administratie zelf doen. Naast de controle houden blijf je als ondernemer daarnaast natuurlijk ook meer persoonlijk betrokken bij iedereen.

Software maakt het makkelijker om salaris administratie zelf te doen

Besluit je om de salaris administratie zelf te doen? Zoals eerder gezegd, bestaan er tegenwoordig slimme en innovatieve software die jou daarin kunnen ondersteunen. Dit type software wordt vaak geschaard onder E-HRM, een afkorting voor Electronic Human Resource Management. E-HRM is dus een verzamelnaam voor alle technologische toepassingen die de HR-activiteiten binnen een organisatie ondersteunen. Het gaat dus verder dan alleen de salaris administratie, maar omvat bijvoorbeeld ook technologische ondersteuning voor het rekruteren van potentiële werknemers en het aanbieden van trainingen en leertrajecten van personeel. Maak je gebruik van verschillende soorten software? Dan is het vaak ook een mogelijkheid om deze aan elkaar te koppelen, zodat processen niet langs elkaar heen worden uitgevoerd en je dus uiteindelijk nog meer tijd kunt besparen. Voogd Administratieve Dienstverlening biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid de salaris administratie te koppelen aan de rest van de boekhouding, zodat je als het ware met één totaalpakket werkt.

Salarisadministratie zelf doen: de nadelen

Eigenlijk is het dus zo moeilijk niet om de salaris administratie zelf te doen als je gebruik kunt maken van innovatieve softwareoplossingen, toch? Dit is helaas niet helemaal waar. Het eerste nadeel is namelijk dat het alsnog veel tijd vergt. Als je zelf alles bij moet houden, dan kost dat simpelweg tijd. Wat dat betreft biedt software dus meer een ondersteunende functie voor de HR-afdeling. Als men nog nooit met salaris administratie software heeft gewerkt, moeten de medewerkers bijvoorbeeld eerst leren hoe je de software moet gebruiken en implementeren. Hier is soms training voor nodig, zodat je zeker weet dat iedereen de software op de juiste manier gebruikt. Zodra iedereen zichzelf wegwijs heeft weten te maken, begin je pas met het besparen van tijd. Daarnaast moet je te allen tijde op de hoogte zijn van de laatste wet- en regelgeving, want daar ben je dan ook zelf verantwoordelijk voor als je je eigen salaris administratie doet. Hier moet je dus ook tijd in investeren door bijvoorbeeld cursussen te volgen over hoe je wet- en regelgeving in HR-processen moet implementeren.

Uitbesteden of zelf doen: hoe maak je de juiste keuze?

Voor iedere ondernemer met personeel in dienst is de salaris administratie een belangrijk onderdeel van het hele HR-proces. Om de juiste keuze te maken tussen salarisadministratie uitbesteden of zelf doen, moet je eerst kijken naar de digitalisering. In hoeverre zijn de processen binnen jouw organisatie al gedigitaliseerd? Als veel andere bedrijfsprocessen al geautomatiseerd zijn, dan zal het een minder grote stap zijn om de salaris administratie ook te automatiseren. Daarnaast moet je ook kijken of er een groot draagvlak is binnen de organisatie: willen jij en jouw medewerkers wel overstappen naar meer digitalisering? Om hier achter te komen, zou je bijvoorbeeld een vragenronde kunnen doen onder het personeel. Zo kom je ook meteen te weten wat de eventuele bezwaren tegen digitalisering zijn.

Een gedigitaliseerde onderneming kan het ook prima zelf

Is jouw bedrijf op andere vlakken al sterk gedigitaliseerd en/of is er veel draagvlak om verder de digitale richting op te gaan? Dan is het prima om de salaris administratie zelf te regelen. De stap naar slimme software en ESS (Employee Self Service, waarin medewerkers zelf hun personeelsgegevens inzien en aanpassen) is dan een stuk minder groot en zal dus waarschijnlijk soepel verlopen. Ook is het mogelijk om de salarisadministratie software te integreren met andere softwarepakketten die reeds in gebruik zijn door de organisatie. Is jouw bedrijf juist niet zo van de digitalisering? Dan is het in de meeste gevallen beter om de salaris administratie uit te besteden aan een administratiekantoor. Dit levert namelijk meteen veel tijdswinst op, aangezien je niet uit hoeft te zoeken hoe alles werkt en de salaris administratie door anderen laat doen. De overgebleven tijd kun je dan weer in je eigen onderneming steken.

Twijfels? Vrijblijvend oriëntatiegesprek bij Voogd Administratieve Dienstverlening

Is er binnen jouw onderneming nog twijfel of je moet kiezen tussen salaris administratie wel of niet uitbesteden? Maak dan vrijblijvend en gratis een afspraak voor een oriënterend gesprek met ons administratiekantoor in Heemstede. Dit gesprek kan telefonisch of via Skype plaatsvinden, maar langs ons kantoor in Haarlem komen is ook een mogelijkheid. Aan jou de keuze! Tijdens het gesprek kunnen we al jouw vragen beantwoorden en meer uitleg geven over hoe de uitbesteding van salaris administratie eruit zou komen te zien. Natuurlijk geven we je dan ook een duidelijk inzicht in de salaris administratie kosten als je deze uitbesteed aan ons. Na dit gesprek zal de keuze tussen salaris administratie uitbesteden of zelf doen een stuk makkelijker zijn!

Uitbesteden salaris administratie: hoeveel kost het?

Hoeveel salaris administratie uitbesteden kost, verschilt per administratiekantoor. Bij Voogd Administratieve Dienstverlening betaal je een vast tarief per maand. Dit tarief wordt bepaald nadat we duidelijk in kaart hebben gebracht welke taken je precies wilt laten uitbesteden aan ons. Om je een idee te geven: voor een V.O.F. vragen we gemiddeld € 125 per maand en voor een B.V rekenen we € 140. In dit bedrag zit inbegrepen: administratie regelen, aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting, een eigen online dashboard met de mogelijkheid voor online factureren en het opstellen van een jaarrekening. Het precieze bedrag hangt af van het aantal facturen dat we moeten verwerken. Daarnaast regelen we voor € 10 per loonstrook ook de loonadministratie. Het voordeel van een vast tarief ten opzichte van een uurtarief is dat je elke maand vaste kosten voor de boekhouder beraamt. Zo weet je waar je aan toe bent en welke service je precies kunt verwachten voor dit bedrag. Daarnaast staan onze medewerkers altijd voor je klaar om eventuele vragen tussendoor te beantwoorden. Wil jij weten hoeveel het voor jouw onderneming kost om de salaris administratie uit te besteden? Vraag dan gratis en vrijblijvend een offerte aan!

 

Administratiekantoor zzp en mkb

Klantgericht

Persoonlijk contact staat op nummer 1. Zo zijn we voor vragen altijd telefonisch en via de mail bereikbaar.

Administratiekantoor zzp en mkb

Duidelijk

Uw administratie en belastingzaken voor een vast bedrag per maand. Geen uurtje factuurtje. Geen verrassingen.

Administratiekantoor zzp en mkb

Laagdrempelig

Ook als startende ondernemer of particulier bent u bij ons van harte welkom.

Wat wij als administratiekantoor doen

boekhouding

Boekhouding

Het verwerken van de administratie kunnen wij uit handen nemen. Wij zorgen dat alle stukken compleet zijn en alles zorgvuldig wordt verwerkt.

belastingaangifte

Salarisadministratie

Heeft u personeel in dienst? Wij kunnen voor u de loonstroken, jaaropgaven, aangiften en contracten opstellen.

rapportage

Rapportage

Wij kunnen periodiek rapportages opstellen zoals bijvoorbeeld liquiditeitsprognoses, jaarrekeningen en begrotingen.

vennootschapsbelasting omzetbelasting inkomstenbelasting en loonheffingen

Vennootschapsbelasting

Voor rechtspersonen moet jaarlijks de aangifte vennootschapsbelasting worden gedaan. Ook hiervoor zit u bij ons aan het juiste adres.

vennootschapsbelasting omzetbelasting inkomstenbelasting en loonheffingen

Omzetbelasting

Voor de meeste ondernemers moet er aangifte omzetbelasting worden gedaan. Wij kunnen dit helemaal uit handen nemen en voor jou verzorgen.

vennootschapsbelasting omzetbelasting inkomstenbelasting en loonheffingen

Inkomstenbelasting

Voor natuurlijk personen moet ieder jaar de aangifte inkomstenbelasting worden opgesteld. 

Chat openen